Comment Améliorer Votre Productivité au Travail : Guide Pratique en 12 Étapes

Dans un monde professionnel en constante évolution où les exigences sont toujours plus nombreuses et les attentes toujours plus élevées, il est essentiel de savoir comment maximiser notre efficacité et notre productivité au travail. Que vous soyez un entrepreneur cherchant à dynamiser votre entreprise, un employé désireux de faire avancer sa carrière ou simplement quelqu’un qui cherche à accomplir plus en moins de temps, l’optimisation de votre efficacité professionnelle est une compétence précieuse.

Cet article propose 12 conseils pratiques et éprouvés pour vous aider à devenir plus efficace et productif dans votre travail quotidien. Ces conseils, issus de recherches en psychologie, en gestion du temps et en efficacité professionnelle, sont conçus pour vous aider à atteindre vos objectifs de manière plus efficiente, à mieux gérer votre charge de travail et à maximiser votre impact professionnel.

En suivant ces conseils, vous serez en mesure de mieux organiser votre temps, de minimiser les distractions, de gérer votre énergie de manière optimale et d’atteindre un équilibre entre travail et vie personnelle. Que vous soyez un novice en matière de gestion du temps ou un professionnel chevronné à la recherche de nouvelles stratégies, vous trouverez dans cet article des conseils utiles et applicables pour améliorer votre productivité et votre efficacité au travail.

12 Conseilles pour vous aider à améliorer votre productivité et efficacité au travail

1.     Établissez des objectifs réalistes et écrivez-les

Lorsque nous fixons des objectifs, nous devons réfléchir et les prendre au sérieux. Ils doivent être réalisables et faisable. Mais plus important encore, nous devons apprendre comment travailler pour atteindre nos objectifs réalistes et pourquoi nous y consacrons notre attention en premier lieu. Commençons.

Établir des objectifs réalistes est un élément essentiel pour augmenter sa productivité et son efficacité dans un monde rempli de distractions numériques. Lorsque nous avons des objectifs clairs et réalisables, nous sommes mieux équipés pour nous concentrer sur les tâches qui comptent vraiment et pour éviter de nous laisser distraire par des activités non essentielles.

Des objectifs réalistes sont ceux qui sont spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Ils nous aident à définir clairement ce que nous voulons accomplir et à suivre notre progression de manière objective. En fixant des objectifs réalisables, nous pouvons éviter de nous sentir dépassés ou submergés par la quantité de travail à faire, ce qui peut souvent entraîner une procrastination ou une inefficacité.

Et écrire ses objectifs peut avoir un impact direct sur la productivité, écrire ses objectifs les rend tangibles et mesurables. Plutôt que d’avoir des idées vagues sur ce que vous aimeriez réaliser, le fait de les mettre par écrit les rend concrets. Vous pouvez alors décomposer ces objectifs en étapes plus petites et plus gérables, ce qui facilite leur réalisation. De plus, avoir des objectifs mesurables vous permet de suivre votre progression et de vous motiver en voyant les progrès que vous faites.

Atteindre une productivité maximale nécessite des efforts dévoués et une planification méticuleuse. Sans objectifs clairs, notre potentiel de productivité reste inexploité.

2.     Améliorez la productivité et l’efficacité en améliorant la gestion du temps

Optimiser son temps est la clé pour maximiser sa productivité, car chaque minute bien gérée se traduit par une réalisation concrète. Sans maîtrise du temps, la productivité s’envole, laissant derrière elle des objectifs inachevés et un sentiment d’impuissance.

Alors, comment pouvons-nous devenir de meilleurs gestionnaires de notre temps ? Les conseils ne manquent certainement pas : livres et blogs, hacks et applications, tous créés pour améliorer la gestion du temps grâce à une multitude d’outils prêts à l’emploi. Pourtant, la réalité la plus frustrante pour les personnes qui tentent d’améliorer leur gestion du temps est que, quelle que soit l’efficacité de leur conception, il est peu probable qu’ils fonctionnent.

En termes simples, ces outils présupposent l’ensemble des compétences sous-jacentes d’une personne, mais les compétences comprenant la gestion du temps précèdent l’efficacité de tout outil ou application. Par exemple, quelqu’un s’attendrait-il sérieusement à ce que l’achat d’un bon ensemble de couteaux, d’équipements de cuisine haut de gamme et d’ingrédients frais fasse instantanément de quelqu’un un chef cinq étoiles ? Certainement pas. De même, il est peu probable que l’utilisation d’une application de planification sans les compétences préalables en gestion du temps produise des résultats positifs en matière de gestion du temps.

Heureusement, il existe une multitude de recherches qui se penchent sur les compétences qui sous-tendent la gestion du temps. Selon Erich C. Dierdorff (professeur de gestion et d’entrepreneuriat au Richard H. Driehaus College of Business de l’Université DePaul) la gestion du temps est défini comme le processus de prise de décision qui structure, protège et ajuste le temps d’une personne aux conditions environnementales changeantes. Trois compétences particulières distinguent le succès de la gestion du temps de l’échec :

• Conscience : penser de manière réaliste à votre temps en comprenant qu’il s’agit d’une ressource limitée.
• Organisation : concevoir et organiser vos objectifs, plans, horaires et tâches pour utiliser efficacement le temps.
• Adaptation : surveiller votre utilisation du temps lors de l’exécution des activités, y compris en vous adaptant aux interruptions ou aux changements de priorités.

Ainsi améliorer la gestion du temps est essentiel pour accroître la productivité et l’efficacité. Lorsque vous gérez mieux votre temps, vous maximisez votre capacité à accomplir des tâches de manière efficiente et à atteindre vos objectifs.

3.     Concentrez-vous sur une tâche à la fois et évitez le multitâche

Se concentrer sur une tâche à la fois plutôt que de se livrer au multitâche est une stratégie essentielle pour accroître la productivité.

Dans notre monde hyperconnecté, le multitâche est souvent considéré comme un signe d’efficacité. Cependant, de nombreuses études scientifiques ont montré que le cerveau humain n’est pas capable de se concentrer efficacement sur plusieurs tâches en même temps. En réalité, le multitâche est une forme de jonglage cognitif qui peut nuire à la qualité du travail et à la productivité.

Si vous avez du mal à accomplir plusieurs tâches à la fois, vous n’êtes pas seul : même si certaines recherches suggèrent que le cerveau de certaines personnes est facilement configuré pour le multitâche, ces recherches estiment que le nombre de ces super-cerveaux ne représente qu’environ 2 % de la population mondiale. La meilleure façon de terminer quelque chose semble être de se concentrer sur cette tâche et sur cette tâche seule, et cela selon les étude de David Sanbonmatsu (Professeur en psychologie sociale à l’université de l’Utah) une relation inverse entre la capacité multitâche perçue et la capacité multitâche réelle. et 2 % de la population sont réellement doués pour le multitâche, et les personnes qui pensent être les meilleurs multitâches sont les moins susceptibles d’y parvenir. La recherche montre qu’une attention ciblée maximise la productivité, tandis qu’un déplacement de l’attention entre les sujets peut donner lieu à une réflexion plus nouvelle. Le conseil de David est de planifier vos changements. Si vous rencontrez un blocage avec une tâche, prenez du temps et travaillez sur d’autres choses.

Par conséquent se concentrer sur une meilleurs tache au lieu de faire du multitâche permet entre autre de ameillorer la qualité de travail, faire moins d’erreurs et réaliser un gain de temps.

4.     Minimisez les interruptions

L’idée selon laquelle la technologie peut accélérer nos processus de travail est indéniable. Les outils numériques nous permettent d’accomplir des tâches plus rapidement et de manière plus efficace que jamais auparavant. Cependant, cette rapidité et cette efficacité peuvent être sérieusement compromises lorsque nous sommes constamment interrompus par les distractions numériques.

Larry Rosen, un professeur émérite de psychologie à la California State University, souligne l’importance de minimiser les interruptions pour améliorer la productivité. Ses études ont montré à quel point la distraction peut diminuer notre efficacité au travail ou à l’école.

Dans une étude, Rosen a demandé à 260 collégiens, lycéens et étudiants d’étudier pendant 15 minutes chez eux. Il a constaté que les participants passaient en moyenne moins de 6 minutes à étudier avant de changer de tâche, le plus souvent en raison de distractions technologiques : vibrations des téléphones, courrier électronique ou notifications de messages instantanés, ainsi que « auto-interruptions » des étudiants pour vérifier leurs appareils électroniques.

Même s’il peut être tentant de penser que traiter ces messages est productif, Rosen affirme qu’il s’agit là d’un faux sentiment d’efficacité. « Nous pensons peut-être que nous effectuons plusieurs tâches à la fois, mais nous changeons en réalité de tâches », dit-il. « Ces interruptions nous éloignent de la tâche à accomplir. » La tâche initiale devient moins importante dans notre cerveau et, à notre retour, nous perdons du temps à essayer de nous rappeler ce à quoi nous pensions en partant, explique Rosen. (Stringer, H. (2017, September 1). Boosting productivity. Monitor on Psychology, 48(8).)

Le livre « Deep Work » écrit par Cal Newport, explore aussi cette idée. Selon Cal Newport la valeur du travail intense et concentré dans un monde où les distractions numériques sont omniprésentes. Newport soutient que la capacité à se concentrer sans interruption sur une tâche complexe est devenue rare mais précieuse dans la société moderne. Il présente des stratégies pour cultiver cet état de « deep work », réduction des distractions en ligne.

5.     Développez une routine qui fonctionne pour vous pour améliorera votre productivité

Développer une routine personnalisée est essentiel pour améliorer sa productivité. Cela implique de comprendre ses propres habitudes, rythmes et préférences afin de créer un emploi du temps qui optimise les performances. En effet, ce n’est pas uniquement ce que l’on fait pendant les heures de travail qui impacte notre efficacité, mais aussi les activités que l’on choisit en dehors du cadre professionnel. En structurant sa journée de manière stratégique, on peut exploiter au mieux ses périodes de haute productivité.

La première étape dans ce processus est d’identifier les moments de la journée où l’on est le plus productif. Pour certaines personnes, cela peut être le matin, tandis que pour d’autres, c’est l’après-midi ou même le soir. En comprenant ces pics de performance, on peut planifier les tâches les plus exigeantes pendant ces périodes, maximisant ainsi l’efficacité de son temps de travail.

The Power of Habit ou Le Pouvoir des habitudes est un livre de Charles Duhigg qui explore le pouvoir des habitudes dans nos vies personnelles et professionnelles.

The Power of Habit offre des idées précieuses sur la manière de développer une routine pour améliorer la productivité. Le livre explore comment les habitudes fonctionnent dans nos vies et comment nous pouvons les utiliser à notre avantage pour devenir plus efficaces et performants.

Dans le contexte de l’amélioration de la productivité, le livre souligne l’importance de comprendre les cycles des habitudes : la cueillette, la routine et la récompense. En identifiant les déclencheurs qui nous poussent à agir de manière spécifique, nous pouvons modifier nos routines pour mieux répondre à nos objectifs de productivité.

Par exemple, si nous voulons développer une routine matinale productive, nous pourrions identifier le réveil comme un déclencheur et concevoir une série d’actions (routine) qui nous mettent dans un état d’esprit propice à la productivité. Cela pourrait inclure des activités comme la méditation, l’exercice physique ou la planification de la journée. En récompensant ensuite nos efforts avec quelque chose de positif, comme une tasse de café ou du temps libre, nous renforçons cette nouvelle routine.

Par ailleurs, il est important de ne pas négliger les aspects de sa vie en dehors du travail qui peuvent également influencer sa productivité. L’exercice physique, par exemple, est connu pour stimuler l’énergie et la concentration. En incorporant une activité physique régulière dans sa routine quotidienne, on peut améliorer sa performance globale au travail. Mais aussi la nutrition la consommation de caféine ou d’alcool est aussi un aspect important dans une routine et mode de vie sain.

6.     Gérez votre énergie pas seulement votre temps

Le temps est une ressource limitée, mais l’énergie est quelque chose de différent. La science de l’endurance a progressé à un point tel que les individus, les équipes et les organisations entières peuvent, grâce à quelques changements simples, augmenter considérablement leur capacité à accomplir plus tâches.

Alors que les exigences du lieu de travail ne cessent d’augmenter, de nombreuses personnes réagissent en travaillant des heures de plus en plus longues, ce qui conduit inévitablement à un épuisement professionnel qui coûte à la fois à l’organisation et à l’employé. Pendant ce temps, les gens tiennent pour acquis ce qui alimente leur capacité de travail : leur énergie. Augmenter cette capacité est le meilleur moyen d’en faire plus, plus rapidement et mieux.

Selon Tony Schwartz et Catherine McCarthy, le temps est une ressource finie, mais l’énergie est différente. Elle a quatre sources — le corps, les émotions, l’esprit et l’âme — et dans chacune d’entre elles, elle peut être systématiquement amplifiée et renouvelée. Dans cet article, Schwartz, fondateur du Energy Project, décrit comment établir des rituels qui développeront l’énergie dans les quatre dimensions clés.

Par exemple, exploiter les rythmes ultradiens du corps (cycles biologiques du corp de 90 à 120 minutes influencent notre énergie physique, donc prendre des pauses courtes à ces intervalles peut restaurer notre vitalité) en prenant des pauses intermittentes restaure l’énergie physique. Et au lieu de se sentir impuissant face aux circonstances, adopter une perspective proactive et prendre le contrôle de sa situation, regarder les événements à travers trois lentilles d’espoir dénoue les émotions négatives qui drainent l’énergie. Éviter les distractions constantes que la technologie a introduites augmente l’énergie mentale. Et participer à des activités qui vous donnent un sentiment de sens et de but renforce l’énergie de l’âme.

7.     Créez un environnement qui vous convient

Créer un environnement de travail adapté à ses besoins individuels est essentiel pour maximiser sa productivité et son efficacité. Tout d’abord, il est crucial de reconnaître que chacun a des préférences différentes en termes d’environnement de travail. Certains peuvent être plus productifs dans un espace calme et minimaliste, tandis que d’autres préfèrent un environnement plus dynamique et stimulant. En concevant un espace qui correspond à nos propres besoins et préférences, nous nous donnons les meilleures chances de rester concentrés et motivés tout au long de la journée.

Un environnement de travail relaxant commence par un espace bien organisé et dépourvu de distractions inutiles. Le désordre peut non seulement entraver notre capacité à nous concentrer, mais il peut également nous faire perdre du temps à chercher des documents ou des outils nécessaires à notre travail. En gardant notre espace de travail propre et ordonné, nous facilitons notre flux de travail et minimisons les interruptions.

Et un environnement de travail ergonomique a aussi un grand impact sur la productivité et l’efficacité au travail. En tenant compte de les résultats de l’étude mener par Gourab Kar et Alan Hedge  Effet de la configuration du poste de travail sur la productivité, les risques posturaux et la fatigue perçue. Il devient évident que la création d’un environnement de travail adapté à nos besoins individuels ne se limite pas seulement à favoriser notre bien-être, mais qu’elle peut également stimuler notre efficacité au travail. Lorsque nous nous trouvons dans un environnement qui nous convient, nous sommes plus susceptibles de nous sentir à l’aise et concentrés, ce qui se traduit par une meilleure performance dans nos tâches professionnelles.

Ainsi, concevoir un espace de travail qui répond à nos préférences personnelles en matière d’ergonomie, d’organisation et d’ambiance peut se révéler être un investissement précieux pour améliorer notre productivité. En reconnaissant l’importance de cet aspect et en permettant aux employés de personnaliser leur environnement de travail, les entreprises peuvent créer des conditions propices à une performance optimale et à un bien-être durable au sein de leur équipe. En somme, l’adaptation de l’environnement de travail à nos besoins individuels peut jouer un rôle significatif dans notre capacité à être efficaces et productifs dans notre travail quotidien.

8.     Ne cherchez pas la perfection

Comprendre et accepter que la perfection est souvent inatteignable est une étape essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité sur le lieu de travail. Lorsque nous nous efforçons constamment de rechercher la perfection, nous risquons de tomber dans un piège de perfectionnisme qui peut en réalité entraver notre progression et nous empêcher d’atteindre nos objectifs de manière efficace.

Le perfectionnisme peut se traduire par une procrastination excessive, car nous attendons souvent des conditions idéales ou la solution parfaite avant de commencer une tâche. Cela peut également entraîner une fixation sur les détails mineurs au détriment de l’achèvement global de la tâche. En conséquence, nous pouvons perdre un temps précieux à essayer d’atteindre des normes irréalistes, ce qui peut compromettre notre efficacité globale.

En reconnaissant que la perfection n’est pas nécessaire pour réussir, nous pouvons adopter une approche plus pragmatique et axée sur les résultats. Cela implique de fixer des objectifs réalistes et réalisables, et de se concentrer sur la progression plutôt que sur la perfection absolue. En acceptant que certaines imperfections sont inévitables et même parfois bénéfiques, nous pouvons libérer notre énergie mentale pour nous concentrer sur les aspects les plus importants de notre travail.

En résumé, abandonner la quête de la perfection nous libère des contraintes auto-imposées et nous permet de nous concentrer sur ce qui est réellement important. En embrassant une approche plus flexible et axée sur les résultats, nous pouvons améliorer notre efficacité et notre productivité sur le lieu de travail, tout en cultivant un état d’esprit de croissance et d’apprentissage continu.

9.     Accordez-vous une pause de temps en temps

Accorder des pauses régulières est essentiel pour prévenir l’épuisement professionnel, également connu sous le nom de burnout, qui peut avoir des conséquences graves sur la santé mentale et la productivité des travailleurs. Le burnout est un phénomène complexe caractérisé par un ensemble de réactions à un stress professionnel chronique, et il se manifeste par trois dimensions principales : l’épuisement émotionnel, la dépersonnalisation et le sentiment de non-accomplissement personnel au travail.

Lorsque les travailleurs ne prennent pas le temps de se reposer et de se ressourcer, ils risquent de succomber au burnout, ce qui peut entraîner une baisse de motivation, une diminution de la satisfaction au travail et une diminution de l’efficacité professionnelle. Les statistiques alarmantes de l’entreprise de sondages Opinion Way, qui révèlent que 41% des salariés français se disent en détresse psychologique au travail et que 14% présentent un niveau élevé de détresse psychologique, soulignent l’importance de prendre au sérieux la prévention du burnout.

En résumé, accorder des pauses régulières est essentiel pour prévenir le burnout, améliorer la santé mentale et la productivité des travailleurs, et favoriser un environnement de travail plus sain et plus équilibré. En reconnaissant l’importance de ces pauses et en encourageant activement les travailleurs à les prendre, les employeurs peuvent jouer un rôle crucial dans la création d’une culture organisationnelle qui valorise le bien-être des employés et favorise leur réussite professionnelle.

10.  Organisez une liste de tâches et utilisez des applications de productivité

Organiser une liste de tâches et utiliser des applications de productivité sont des stratégies efficaces pour améliorer la gestion du temps et la concentration au travail. La création d’une liste de tâches permet de visualiser clairement les tâches à accomplir et de prioriser les activités en fonction de leur importance et de leur urgence. Cette approche permet également de réduire le stress lié à la surcharge de travail en fragmentant les objectifs en étapes réalisables.

Les applications de productivité sont des outils précieux pour gérer les listes de tâches, planifier des projets et suivre les progrès. Elles offrent souvent des fonctionnalités telles que des rappels, des calendriers intégrés, des listes de tâches partagées et des options de synchronisation multiplateforme, ce qui les rend extrêmement polyvalentes pour les professionnels occupés.

Voici quelques exemples d’applications de productivité populaires :

Todoist : Une application de liste de tâches qui permet de créer des listes, définir des dates d’échéance, établir des priorités et suivre les progrès. Todoist offre également une intégration avec d’autres outils populaires tels que Google Calendar et Slack.

Trello : Un outil de gestion de projet visuel basé sur des cartes et des tableaux. Trello permet de créer des tableaux pour organiser les tâches par projet, de déplacer facilement les cartes entre les listes pour suivre les progrès et de collaborer avec d’autres membres de l’équipe en temps réel.

Asana : Une plateforme de gestion de projet complète qui permet de créer des tâches, des projets, des calendriers et des listes de contrôle. Asana offre également des fonctionnalités de collaboration avancées telles que les discussions d’équipe et les assignations de tâches.

Microsoft To Do : Une application de liste de tâches simple et intuitive qui permet de créer des listes personnalisées, d’organiser les tâches par projet et de synchroniser les données sur tous les appareils.

Evernote : Un outil de prise de notes multifonction qui permet de capturer des idées, d’organiser des informations et de créer des listes de tâches. Evernote offre également des fonctionnalités avancées telles que la reconnaissance de texte dans les images et la recherche contextuelle.

En utilisant ces applications de productivité, les professionnels peuvent organiser efficacement leurs tâches, suivre leurs progrès et rester concentrés sur leurs objectifs, ce qui contribue à une meilleure gestion du temps et à une plus grande efficacité au travail.

11.  Fixez des délais réalistes et respectez-les (pour l’engagement)

Fixer des délais réalistes et s’engager à les respecter est crucial pour maintenir la productivité et la qualité du travail. Trop souvent, les travailleurs sont confrontés à des échéances irréalistes qui entraînent du stress, de la frustration et des résultats médiocres. En adoptant une approche réaliste dans la définition des délais, les individus et les équipes peuvent mieux gérer leur charge de travail et atteindre leurs objectifs de manière efficace.

L’importance de fixer des délais réalistes réside dans le fait que cela permet de planifier de manière appropriée le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche ou un projet. En évaluant correctement la complexité et l’ampleur d’une tâche, ainsi que les éventuels obstacles ou retards potentiels, il devient possible de déterminer un délai raisonnable pour son achèvement.

Fixer des délais réalistes et s’y tenir présente de nombreux avantages. Tout d’abord, cela permet de réduire le stress lié au travail en éliminant la pression de devoir respecter des échéances impossibles. Ensuite, cela favorise une meilleure organisation du temps et une gestion plus efficace des priorités. De plus, cela conduit généralement à des résultats de meilleure qualité, car on dispose du temps nécessaire pour effectuer un travail approfondi et réfléchi.

Enfin, cela favorise une culture du respect des délais au sein de l’organisation, ce qui peut avoir un impact positif sur la productivité globale et la satisfaction au travail. En encourageant une approche réaliste et axée sur les résultats dans la fixation et le respect des délais, les entreprises peuvent créer un environnement de travail propice à la réussite et à l’épanouissement professionnels.

12.  Créez des incitations et célébrez les réalisations

Créer des incitations et célébrer les réalisations est un puissant moteur de motivation et de productivité au sein d’une équipe ou d’une organisation. La psychologie des réalisations suggère que les individus sont plus enclins à s’investir et à exceller dans leur travail lorsqu’ils se sentent valorisés et récompensés pour leurs efforts et leurs réalisations.

Les incitations peuvent prendre de nombreuses formes, telles que des récompenses financières, des avantages professionnels, des opportunités de développement personnel ou professionnel, ou même des reconnaissances symboliques telles que des mentions honorables ou des prix. Ces incitations fournissent aux employés une motivation tangible pour atteindre leurs objectifs et dépasser leurs attentes.